Zásady ochrany osobných údajov ISC 

1. Úvod a definície 

Zásady ochrany osobných údajov ISC sú pravidelne kontrolované a aktualizované. Posledná aktualizácia bola vykonaná 24. júna 2024. 

„Osobné údaje“ v týchto zásadách znamenajú akékoľvek informácie týkajúce sa vás, prostredníctvom ktorých vás možno priamo alebo nepriamo identifikovať, ako napríklad meno a kontaktné údaje, biografické informácie alebo informácie o vašej odbornosti.  

„Vy“ označuje priameho používateľa alebo akúkoľvek inú osobu, v mene ktorej používateľ používa služby ISC vrátane, ale nie výlučne, webovej stránky ISC a poskytuje osobné údaje. 

Na účely tejto politiky sa AI (umelá inteligencia) široko používa tak, aby zahŕňala akúkoľvek strojovú technológiu, ktorá sa spolieha na veľké súbory údajov na generovanie výstupov napodobňujúcich ľudskú inteligenciu. To zahŕňa, ale nie výlučne, modely veľkých jazykov (LLM) a doplnky s podporou AI.    

2. Údaje, ktoré zhromažďujeme a ako ich používame 

a. Údaje o používaní webových stránok

Údaje o používaní sa zhromažďujú automaticky od používateľov webovej stránky ISC (https://council.science), ktoré nám pomôžu analyzovať a zlepšiť naše služby.   

Údaje o používaní môžu zahŕňať informácie, ako je adresa internetového protokolu vášho zariadenia (napr. IP adresa), typ prehliadača, verzia prehliadača, stránky webovej lokality, ktoré navštívite, čas a dátum vašej návštevy, čas strávený na týchto stránkach, jedinečné zariadenie identifikátory a iné diagnostické údaje. 

Keď pristupujete na webovú stránku z mobilného zariadenia alebo prostredníctvom mobilného zariadenia, môžeme automaticky zhromažďovať určité informácie, vrátane, ale nie výlučne, typu zariadenia, ktoré používate, vášho operačného systému a prehliadača, širokej polohy a iných diagnostických údajov. 

Na monitorovanie a analýzu používania našej webovej stránky môžeme použiť poskytovateľov služieb tretích strán. 

b. Iné typy údajov, ktoré zhromažďujeme 

Zhromažďujeme údaje o našich členských organizáciách vrátane kontaktných údajov styčných osôb členov a histórie významných interakcií s členom vrátane finančných transakcií. Tieto údaje uchovávame na administratívne, právne a komunikačné účely a pravidelne ich aktualizujeme.  

Zhromažďujeme údaje o nominantoch a kandidátoch na rôzne typy výberových konaní, vrátane členstva v riadiacich orgánoch a výboroch, ako je ISC. Fellowship, zoznamy expertov, či už nominovaných sami, nominovaných inými osobami alebo priamo pozvaných ISC. Osobné údaje zhromažďujeme aj prostredníctvom náborových procesov. 

Ak budete úspešní v akomkoľvek výberovom procese alebo ak prijmete pozvanie slúžiť ISC v určitej funkcii, možno budeme musieť požiadať o ďalšie osobné informácie a s vaším výslovným súhlasom môžeme zverejniť niektoré z vašich osobných údajov na webovej stránke ISC. Členovia správnej rady sú podľa francúzskych zákonov povinní poskytnúť konkrétne osobné údaje.  

Zhromažďujeme osobné údaje od prispievateľov do našich prieskumov, hovorov, aktivít a výstupov a od registrujúcich sa a účastníkov osobných a online stretnutí, aby sme mohli poskytovať naše služby, monitorovať a zlepšovať ich kvalitu a uznávať príspevky. Zoznam prispievateľov alebo účastníkov akéhokoľvek projektu alebo stretnutia ISC môžeme zverejniť v správe alebo inom výstupe bez kontaktných údajov.  

Osobné údaje používame na zasielanie newsletterov, aktualizácií, pozvánok a iných informácií, ktoré môžu byť pre našich používateľov profesionálne zaujímavé. Môžete sa odhlásiť z prijímania týchto správ kliknutím na odkaz „zrušiť odber“ alebo pokyny uvedené v každom e-maile, ktorý pošleme. 

Zhromažďujeme údaje o našich partneroch a o našich skutočných alebo potenciálnych sponzoroch a darcoch, vrátane kontaktných údajov styčných osôb a histórie významných interakcií medzi ISC a organizáciou, vrátane finančných transakcií. 

Údaje o odborníkoch v oblastiach našej činnosti zhromažďujeme za účelom vytvorenia databázy odborníkov, ktorí by mohli mať záujem zapojiť sa do našej práce. Tieto pozostávajú z verejne dostupných údajov a budú použité len na to, aby sme vás kontaktovali z profesionálnych dôvodov.  

Údaje o našich poskytovateľoch služieb zhromažďujeme na účely správy našich zmlúv o poskytovaní služieb.  

Ak máte nárok na uplatnenie výdavkov podľa cestovnej politiky ISC, budeme od vás zhromažďovať osobné údaje, ktoré nám umožnia spracovať platbu, vrátane vášho mena, adresy a údajov o bankovom účte.  

Akékoľvek informácie týkajúce sa pohlavia, veku, zdravotného postihnutia, etnického pôvodu alebo národnosti, ktoré poskytnete, budú použité iba na účely monitorovania a podpory rozmanitosti a rovnosti a budú uchovávané ako dôverné.  

Údaje, ktoré zhromažďujeme o našich členoch, partneroch, sponzoroch, darcoch a jednotlivcoch, sú uložené v našom CRM, Salesforce, prostredníctvom webových formulárov v systéme na správu obsahu našej webovej stránky a v Office 365.  

Nebude existovať žiadne automatizované rozhodovanie založené na informáciách, ktoré zhromažďujeme prostredníctvom našich online služieb.  

3. Zvukový a obrazový záznam 

Naše udalosti dokumentujeme fotografiou a filmom a často zaznamenávame naše online stretnutia, aby sme dosiahli naše oprávnené záujmy.  

Účastníci osobných podujatí budú vopred upozornení, že môžu byť zachytení na fotografii alebo filme a že majú právo odmietnuť použitie obrázka alebo filmu, ak sú jasne viditeľné na akejkoľvek fotografii alebo filme.  

Obrázky a nahrávky môžeme použiť na propagáciu podujatí a aktivít ISC, a to aj na webovej stránke a na stránkach sociálnych médií ISC, v propagačných materiáloch a médiách, e-mailovom marketingu a kampaniach a v správach o práci ISC.  

Môžeme zdieľať obrázky alebo nahrávky s partnermi v rámci udalosti alebo aktivity.  

Technológie umelej inteligencie môžeme použiť na analýzu zvukových a vizuálnych záznamov, aby sme zlepšili naše chápanie účasti na online udalostiach a zapojenia sa do nich alebo na vytvorenie súhrnu stretnutí (pomocou programov ako Otter.ai) so súhlasom účastníkov. 

4. Sociálne médiá 

Naša online služba obsahuje odkazy alebo zásuvné moduly na sociálne siete vrátane, ale nie výlučne, Facebook, LinkedIn, X (predtým Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube a Threads. Tieto zásady ochrany osobných údajov sa nevzťahujú na stránky/profily ISC na týchto platformách. Prečítajte si príslušné Zásady ochrany osobných údajov každého z poskytovateľov. 

5. Uchovávanie informácií 

Vaše osobné údaje budeme uchovávať len tak dlho, ako je to potrebné na účely, na ktoré sme ich zhromaždili, alebo tak dlho, ako predpokladáme, že následná komunikácia môže byť potrebná alebo žiaduca. Vaše osobné údaje budeme uchovávať a používať v rozsahu potrebnom na poskytovanie našich služieb, implementáciu našich dohôd a zásad, dodržiavanie našich zákonných povinností a riešenie prípadných sporov. 

Údaje o používaní budeme uchovávať aj na účely internej analýzy. Údaje o používaní sa vo všeobecnosti uchovávajú kratšiu dobu, s výnimkou prípadov, keď sa tieto údaje použijú na posilnenie bezpečnosti alebo na zlepšenie funkčnosti našej služby, alebo keď sme zo zákona povinní uchovávať takéto údaje na dlhšie časové obdobia. 

6. Zdieľanie a zverejňovanie údajov 

Vaše osobné údaje nikdy nepredáme ani ich nebudeme zdieľať za účelom zisku alebo na reklamné účely. Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s inými stranami v nasledujúcich situáciách: 

• S poskytovateľmi služieb v súlade s GDPR, poskytovať naše služby a monitorovať a analyzovať ich používanie. Poskytovatelia služieb majú prístup k vašim osobným údajom len na vykonávanie svojich úloh v našom mene a nesmú ich zverejniť ani použiť na žiadny iný účel. 
• V rámci výberového konania s externými posudzovateľmi alebo členmi výberovej komisie, ktorí sa zaviazali k dôvernosti a diskrétnosti.  
• S našimi pridruženými spoločnosťami alebo partnermi, vrátane regionálnych kontaktných miest ISC, v rámci spoločných aktivít, v takom prípade budeme od týchto pridružených spoločností vyžadovať, aby dodržiavali tieto zásady ochrany osobných údajov. 
• Ak sa ISC podieľa na procese zlúčenia, môžu byť prenesené vaše osobné údaje. Pred prenosom vašich osobných údajov vás upozorníme a budú podliehať iným pravidlám ochrany osobných údajov. 
• Ak to vyžaduje zákon alebo ako odpoveď na platné žiadosti orgánov verejnej moci (napr. súdu alebo vládneho orgánu). 
• V dobrej viere, že takéto opatrenie je potrebné na: 
  • Splnenie zákonnej povinnosti 
  • Chrániť a brániť práva alebo majetok ISC 
  • Predchádzať alebo vyšetrovať možné protiprávne konanie v súvislosti so službami 
  • Chráňte osobnú bezpečnosť používateľov služieb alebo verejnosti 
  • Chráňte sa pred právnou zodpovednosťou. 

7. Právny základ spracúvania osobných údajov podľa GDPR 

V súlade s GDPR spracúvame osobné údaje za nasledujúcich podmienok: 

• Keď ste udelili súhlas so spracovaním osobných údajov na jeden alebo viac konkrétnych účelov. 
• Keď je to potrebné na plnenie zmluvy s vami a/alebo na jej predzmluvné záväzky. 
• Keď je to potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorej podlieha ISC. 
• Ak je to nevyhnutné na ochranu vašich životných záujmov alebo záujmov inej fyzickej osoby. 
• Ak súvisí s úlohou, ktorá sa vykonáva vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej ISC. 
• Ak je to potrebné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje ISC. 

V každom prípade ISC rád pomôže objasniť konkrétny právny základ, ktorý sa na spracovanie vzťahuje, a to najmä to, či je poskytnutie Osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou nevyhnutnou na uzavretie zmluvy. 

8. Vaše práva a voľby  

ISC sa zaväzuje rešpektovať dôvernosť vašich osobných údajov a zaručiť, že budete môcť uplatniť svoje práva. 

Podľa týchto Zásad ochrany osobných údajov a zo zákona, ak sa nachádzate v EÚ, máte právo: 

• Prístup, aktualizácia alebo vymazanie informácií, ktoré o vás máme.  
• Požiadajte o opravu Osobných údajov, ktoré o vás uchovávame.
• Namietať proti spracovaniu vašich Osobných údajov. Toto právo existuje tam, kde sa spoliehame na legitímny záujem ako právny základ pre naše spracovanie a existuje niečo o vašej konkrétnej situácii, ktorá vás núti namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov z tohto dôvodu.  
• Požiadať o prenos vašich Osobných údajov k vám alebo tretej strane, ktorú ste si vybrali, v štruktúrovanom, bežne používanom, strojovo čitateľnom formáte. Upozorňujeme, že toto právo sa vzťahuje iba na automatizované informácie, na používanie ktorých ste nám pôvodne poskytli súhlas, alebo ak sme tieto informácie použili na plnenie zmluvy s vami. 
• Odvolať svoj súhlas. Ak svoj súhlas odvoláte, možno vám nebudeme môcť poskytnúť niektoré časti alebo všetky naše služby. 

9. Uplatnenie vašich práv na ochranu údajov GDPR 

Svoje práva na prístup, opravu, zrušenie a námietku môžete uplatniť tak, že nás kontaktujete. Budeme sa snažiť odpovedať vám čo najskôr. Upozorňujeme, že pred vykonaním takýchto žiadostí vás môžeme požiadať o overenie vašej totožnosti.  

Máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov na naše zhromažďovanie a používanie vašich osobných údajov. Pre viac informácií, ak sa nachádzate v Európskom hospodárskom priestore (EHP), kontaktujte prosím miestny úrad na ochranu údajov. 

10. Bezpečnosť údajov  

Bezpečnosť vašich osobných údajov je pre nás dôležitá, ale žiadny spôsob prenosu cez internet alebo spôsob elektronického uchovávania nie je 100% bezpečný. Aj keď sa snažíme používať komerčne prijateľné prostriedky na ochranu vašich osobných údajov, pomocou dvojstupňových bezpečných autentifikačných procesov nemôžeme zaručiť ich absolútnu bezpečnosť. 

Naša služba môže obsahovať odkazy na iné webové stránky, ktoré neprevádzkujeme. Ak kliknete na odkaz tretej strany, budete presmerovaní na stránku tejto tretej strany. Dôrazne vám odporúčame, aby ste si prečítali Zásady ochrany osobných údajov každej stránky, ktorú navštívite. 

Nemáme kontrolu a nepreberáme žiadnu zodpovednosť za obsah, zásady ochrany osobných údajov alebo praktiky akýchkoľvek webových stránok alebo služieb tretích strán. 

11. Medzinárodný prenos údajov 

Vaše údaje, vrátane osobných údajov, sa spracúvajú v kanceláriách ISC a na iných miestach, kde sa nachádzajú strany zapojené do spracúvania. Znamená to, že tieto údaje môžu byť prenesené a uchovávané v počítačoch mimo vašej miestnej jurisdikcie, kde sa zákony na ochranu údajov môžu líšiť od zákonov vo vašej jurisdikcii. 

Váš súhlas s týmito zásadami ochrany osobných údajov, po ktorom nasleduje odoslanie údajov, predstavuje váš súhlas s týmto prenosom. 

Urobíme všetky primerané kroky, aby sme zaistili, že s vašimi údajmi sa bude zaobchádzať bezpečne a v súlade s týmito Zásadami ochrany osobných údajov a GDPR a že sa neuskutoční žiadny prenos vašich osobných údajov do organizácie alebo krajiny, pokiaľ nebudú zavedené kontroly v súlade s GDPR. pre bezpečnosť vašich údajov. 

12. Kontaktuj nás  

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa týchto Zásad ochrany osobných údajov alebo si chcete uplatniť svoje práva týkajúce sa vašich osobných údajov, môžete kontaktovať nášho poverenca pre ochranu údajov e-mailom na adrese webmaster@council.science.